„Es liegt in der Cloud, es ist gesichert." Dieser Satz kommt in fast jedem Gespräch, und er ist nicht abwegig: Microsoft spiegelt die Daten tatsächlich über mehrere Rechenzentren, verwaltet die Hochverfügbarkeit und macht ernsthafte Zusagen zum Dienst.
Das Missverständnis betrifft, was diese Zusagen abdecken.
Der Grundsatz: Verfügbarkeit gegen Inhalt
Microsoft beschreibt sein Modell selbst als geteilte Verantwortung. Die Trennlinie ist recht einfach zu formulieren:
- Microsoft haftet für die Infrastruktur: Die Server laufen, der Dienst ist erreichbar, kein Hardwareausfall lässt Ihren Mandanten verschwinden.
- Sie haften für den Inhalt: Was Ihre Benutzer anlegen, ändern und löschen, gehört Ihnen — und sein Schicksal liegt bei Ihnen.
Anders gesagt: Fällt eine Platte in einem Rechenzentrum von Microsoft aus, ist das nicht Ihr Problem. Leert ein Benutzer einen Ordner und bemerkt es drei Monate lang niemand, ist das nicht das Problem von Microsoft.
Was die eingebaute Aufbewahrung tatsächlich abdeckt
Sie ist nicht nichts, und es wäre unredlich, das Gegenteil zu behaupten.
In Exchange Online wandert ein gelöschtes Element in die gelöschten Elemente und dann in einen Wiederherstellungsbereich. Ein Benutzer kommt selbst dorthin zurück, ein Administrator etwas länger. In Fenstern in der Größenordnung einiger Wochen, von einem Administrator veränderbar.
In OneDrive und SharePoint gibt es einen Benutzerpapierkorb und dann einen Papierkorb zweiter Stufe, in derselben Größenordnung. Die Versionierung von SharePoint bewahrt außerdem mehrere Fassungen eines Dokuments, was das versehentliche Überschreiben gut abdeckt.
Die Aufbewahrungsrichtlinien von Purview erlauben mehr — sofern sie eingerichtet, verstanden und gepflegt werden.
Drei Dinge sind gleichzeitig wahr: Das ist nützlich, es genügt für die meisten alltäglichen Vorfälle, und es ersetzt keine Sicherung.
Die fünf Lagen, in denen das nicht mehr reicht
1. Die Entdeckung dauert länger als das Aufbewahrungsfenster
Das ist der häufigste und banalste Fall. Eine schlecht migrierte SharePoint-Bibliothek, ein gemeinsamer Ordner, der „zum Platzmachen" aufgeräumt wurde, ein Funktionspostfach, das niemand mehr beobachtet. Wenn es jemand bemerkt, ist das Fenster vorbei.
Eine unabhängige Sicherung verschiebt die Frage: Die Tiefe der Historie wird die Ihre, nicht die des Anbieters.
2. Der Abgang eines Mitarbeiters
Die Lizenz wird frei, das Postfach gelöscht und mit ihm das OneDrive. Es gibt Mechanismen, das zu verzögern — inaktives Postfach, OneDrive für eine einstellbare Frist aufbewahrt —, aber sie setzen voraus, dass man vorher daran gedacht hat. Der wirkliche Ablauf ist meist: Die Personalabteilung meldet den Abgang, die IT gibt die Lizenz zur Neuzuweisung frei, und sechs Monate später verlangt ein Streitfall, einen bestimmten Schriftwechsel wiederzufinden.
3. Die Erpressungssoftware, die über die Synchronisation geht
Ein Rechner ist übernommen, der OneDrive-Client tut seine Arbeit und trägt die verschlüsselten Dateien gewissenhaft in die Cloud. Die SharePoint-Versionierung erlaubt theoretisch, zurückzugehen — Datei für Datei, über Tausende von Dateien, in einer Oberfläche, die dafür nicht gemacht wurde.
4. Der Fehler in der Verwaltung
Eine geänderte Aufbewahrungsrichtlinie, ein zu weit gefasstes PowerShell-Skript, eine schlecht gezielte Massenlöschung. Das sind genau die Handlungen, die alles löschen dürfen — und die eingebaute Aufbewahrung folgt dem Administrator.
5. Das Verlassen des Dienstes
Umzug zu einem anderen Anbieter, ein geschäftlicher Streit, ein wegen einer offenen Rechnung gesperrtes Konto. Eine Kopie außerhalb des Mandanten zu haben ist dann der Unterschied zwischen einem Umzug und einem Verlust.
Was ein Dienstleister beantworten können muss
Drei Fragen kommen wieder, und es ist besser, die Antworten zu haben, bevor sie gestellt werden:
„Bis wann komme ich zurück?" Eine Zahl, mit dem Kunden beschlossen, nicht „das hängt von den Einstellungen des Mandanten ab".
„Wie lange dauert es, eine einzige Nachricht zurückzuholen?" Wenn die Antwort eine Massenwiederherstellung und anschließendes Sortieren von Hand voraussetzt, ist es keine Antwort. Die Wiederherstellung muss feingliedrig sein: suchen, ansehen, ein Element zurückholen.
„Wo liegen die Daten?" Eine Sicherung, die den Mandanten verlässt, muss irgendwohin gehen. Zu wissen wohin, und es sagen zu können, gehört zur Leistung.
Der blinde Fleck: SharePoint und die Listen
Die Postfächer ziehen die Aufmerksamkeit an. In der Praxis ist das, was am teuersten wiederaufzubauen ist, oft eine SharePoint-Bibliothek — Dokumente, die mehrere Abteilungen teilen, mit einer über Jahre gewachsenen Struktur — oder eine SharePoint-Liste, die als kleine Fachanwendung dient.
Diese Inhalte haben keinen einzigen Eigentümer, niemand beobachtet sie, und ihr Verlust wird spät entdeckt. Eine Sicherung, die nur die Postfächer abdeckt, lässt das draußen, was am meisten schmerzt.
BeBackup sichert Postfächer, Kontakte, Kalender, Aufgaben, OneDrive, Websites, SharePoint-Bibliotheken und -Listen über die Microsoft-Graph-Schnittstelle und stellt Element für Element aus dem Browser wieder her. Zur Microsoft-365-Seite oder eine Demo anfordern.